Geplaatst op
Tandartspraktijken moeten hun CRM-systemen gebruiken om gevoelige patiëntgegevens te verwerken en tegelijkertijd ruimte te creëren voor extra aanbiedingen.
De administratieve rompslomp in tandartspraktijken is soms enorm hoog. Dit heeft vaak invloed op het werk aan de patiënt zelf, waarvoor minder tijd is. Met CRM-software kunnen tandartsen niet alleen de communicatie met hun eigen patiënten aanzienlijk verbeteren, ze minimaliseren ook de inspanning van veel administratieve taken en creëren zo meer ruimte en tijd voor zorg en behandeling.
Om dit te laten slagen, moet de software echter wel passen bij uw eigen bedrijf. Wij laten u zien wat belangrijk is bij het kiezen van het juiste softwarepakket en welke voordelen een CRM-systeem in de praktijk met zich meebrengt.
Voordelen van CRM-software
De afkorting CRM of CRM-software bundelt alle maatregelen die een bedrijf onderneemt om zijn klanten te behouden in een overzichtelijke applicatie. In de zorg ligt de focus minder op klanten dan op patiënten. De claim om hen de best mogelijke service te bieden, blijft echter hetzelfde.
Vooral in de relatie tussen arts en patiënt worden er nog hogere eisen gesteld aan vertrouwen. Met een CRM-systeem kan de communicatie tussen de praktijk en de patiënt aanzienlijk worden verbeterd en kan tegelijkertijd meer tijd worden gecreëerd voor de behandelingen. Hiervoor worden alle patiëntgegevens opgeslagen in speciale digitale patiëntendossiers.
Zo weet iedere medewerker te allen tijde van de huidige status van een patiënt en kan hij naadloos starten met het consult met hem. Maar dit zijn slechts basiskenmerken van een CRM-systeem.
Functies van een CRM voor de gezondheidszorg
Een CRM-systeem bestaat uit vele modules, elk met vele andere functies. Laten we een paar van deze functies van deze business software bekijken en hun concrete voordelen in de praktijk verduidelijken.
Afspraak
Dankzij de synchronisatie van alle digitale agenda’s kan de toewijzing van afspraken zoveel mogelijk worden geautomatiseerd. Klanten kunnen eenvoudig en gemakkelijk online afspraken maken. Het systeem geeft direct weer welke afspraken nog beschikbaar zijn en blokkeert deze desgevraagd. Ook vervolgafspraken kunnen snel en eenvoudig gemaakt en gecoördineerd worden.
Patiënten kunnen ook worden herinnerd aan hun afspraken. Hiervoor kan het voorkeurskanaal, bijvoorbeeld per sms, mail of telefoon, in het systeem worden opgeslagen en kan de 3r-patiënt enige tijd voor de afspraak worden herinnerd.
Digitaal patiëntendossier
Alle behandelingen en uitgestelde recepten worden opgeslagen in het digitale patiëntendossier. Op deze manier kan de volledige anamnese digitaal worden vastgelegd en snel worden doorgestuurd naar andere specialisten voor overdracht. Voor de opslag en verwerking van deze gevoelige gegevens zorgt de CRM-software ervoor dat altijd aan alle wettelijke vereisten en voorschriften inzake gegevensbescherming wordt voldaan. Dit maakt het veel gemakkelijker om met deze gegevens om te gaan.
Elektronisch voorschrijven
Recepten kunnen elektronisch worden uitgegeven en rechtstreeks naar de betreffende apotheek worden verzonden. Indien gewenst kan de patiënt worden herinnerd aan het nemen van medicatie en vervolgvoorschriften. Al deze processen verlopen volledig automatisch na een eenmalige aanvraag en veroorzaken geen werk meer. Tegelijkertijd blijft de praktijk altijd in contact met de patiënten.
Rekruteringsbeheer
Vooral in de zorg wordt het steeds moeilijker om geschikt personeel te vinden. CRM-software biedt hiervoor ook speciale tools. Recruitment management maakt het mogelijk om automatisch vacatures te maken en te publiceren op alle gangbare platformen en uw eigen homepage.
Inkomende aanvragen kunnen direct beantwoord worden met een automatische e-mail. Na de screening kan het systeem zelfstandig zoeken naar vrije data voor sollicitatiegesprekken en de sollicitant direct uitnodigen. Dit vermindert de inspanning op dit punt enorm en zorgt tegelijkertijd voor een snellere en betere verwerking van aanvragen.
Toegankelijkheid ook bij verstek
Met het CRM-systeem gaan patiëntvragen niet langer verloren. Als een patiënt ongeacht het communicatiekanaal reageert, kan een ticket worden aangemaakt. Dit wordt vervolgens chronologisch ingedeeld in het ticketsysteem en kan vervolgens eenvoudig worden verwerkt in het bijzijn van een medewerker.
Op deze manier kunnen berichten die via je eigen website binnenkomen, bijvoorbeeld via een contactformulier of de chatbot, direct in het systeem worden weergegeven en bewerkt. Hetzelfde geldt voor vragen op sociale media of op andere kanalen. Alle contacten tussen patiënten/geïnteresseerden en de praktijk kunnen in slechts één applicatie worden weergegeven en verwerkt. Dit vermindert de inspanning enorm.
Conclusie: Bespaar tijd met de CRM-software
Door gebruik te maken van CRM-software kunnen middelen en vooral tijd aan de administratieve kant worden bespaard. Dit kan dan weer steeds vaker gebruikt worden bij de patiënten. Om echter optimaal te kunnen profiteren van de voordelen van een CRM-pakket, moet het perfect passen bij uw eigen tandartspraktijk.
Met onze praktische vergelijkingstool op crmoerzicht.nl heeft u de mogelijkheid om verschillende systemen en aanbieders op de markt direct met elkaar te vergelijken. Onze consultants helpen u gratis en vrijblijvend met uw zoektocht.