Huishoudelijk Reglement VHVG

Huishoudelijk Reglement VHVG

Artikel 1

Titel

De statutaire naam van de Vereniging is ‘Vereniging Hoofden Voeding Gezondheidszorg’.
Als subtitel draagt de vereniging de aanduiding ‘Vereniging voor Food & Hospitality Management’

Artikel 2

Lidmaatschap

a. Aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt bij het secretariaat. Deze draagt er voor zorg dat het kandidaat lid een aanmeldformulier ter beschikking krijgt dat volledig ingevuld en ondertekend moet worden geretourneerd.
b. Het bestuur beslist omtrent de toelating tot lid.
c. Indien een kandidaat lid niet geheel voldoet aan de door de vereniging gestelde criteria genoemd onder f t/m g en het bestuur unaniem van mening is dat het kandidaat lid toch in aanmerking dient te komen voor het lidmaatschap, dient het bestuur deze aanmelding beargumenteerd tijdens een ledenbijeenkomst aan de leden voor te leggen. De besluitvorming geschiedt dan bij meerderheid van stemmen.
d. Indien het bestuur besluit dat iemand, die zich voor het lidmaatschap heeft aangemeld, niet toe te laten, dan kan deze bij de algemene vergadering in beroep gaan. De uitspraak van de algemene vergadering is bindend.
e. Het secretariaat zendt aan een toegetreden lid alle bescheiden, die belangrijk zijn voor het kunnen functioneren in de vereniging.
f. Onder Food & Hospitality Management wordt verstaan: het managen van ten minste het voedingsverzorgingsproces, alsmede andere processen welke in directe relatie staan tot het faciliteren van het primaire proces van de organisatie of de instelling en plaatsvinden onder operationele verantwoordelijkheid van sub-leidinggevenden.
g1(gewone) leden zijn natuurlijke personen, werkzaam (geweest) in het Food en Hospitality Management.
Leden kunnen zijn medewerkers die vallen onder één van de volgende CAO's: Ziekenhuizen, Verpleeg en Verzorgingshuizen, GGZ instellingen, Horeca, Catering & Onderwijs. Iedereen die lid is (geworden) kan lid blijven ongeacht leeftijd, functieverandering etc. In gevallen die niet inpasbaar zijn in bovenstaande, besluit het bestuur of kan het bestuur dit bij twijfel voorleggen aan de leden.
Ereleden zijn zij die zich op bijzondere eervolle wijze jegens de vereniging onderscheiden hebben en leden van verdiensten zijn zij, die zich jegens devereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en die tot erelid dan wel lid van verdienste zijn benoemd bij besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldiguitgebrachte stemmen.
Ereleden en leden van verdiensten hebben dezelfde rechten en verplichtingen als in de wet en deze statuten aan (gewone) ledenzijn toegekend, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald.
g2. Lid kunnen zijn: 
Studenten 3 en 4e jaars HBO niveau, studerend binnen de vakrichtingen genoemd onder g1. Niet werkende leden, met een professionele achtergrond als genoemd onder g1.
g3. Bijzonder lid kunnen zijn:
Zij die werkzaam zijn binnen het vakgericht onderwijs genoemd onder g1. Staffunctionarissen werkzaam binnen genoemde werkgebieden onder g1.
h. Ereleden en leden van verdienste worden door de algemene vergadering benoemd.
i. Opzegging van het lidmaatschap:
i1. Kan geschieden door het bestuur per aangetekend schrijven indien het bestuur van mening is dat het lid niet meer voldoet aan de criteria, zoals gesteld in Artikel 1 lid g.
i2. Dient te geschieden door het lid per aangetekend schrijven gericht aan de voorzitter van het bestuur, uiterlijk 4 weken voor het einde van het kalenderjaar.
j. Ontzegging uit het lidmaatschap volgt:
j1. Bij achteraf gebleken onjuiste verstrekking van gegevens op het moment van aanmelding, welke hebben geleid tot het toekennen van het lidmaatschap.
j2. Indien een lid drie maal zonder kennisgeving de ledenbijeenkomsten en/of algemene vergadering niet heeft bezocht en vervolgens op een schriftelijke uitnodiging om een toelichting, naar de mening van het bestuur, niet of ongefundeerd heeft gereageerd.
j3.Bij het niet nakomen van financiële verplichtingen jegens de vereniging, na 3 schriftelijke maningen.

Artikel 3

Bijdrage van de leden

a. Van alle leden wordt contributie geheven.
b. Van ereleden en niet-werkende leden van verdienste wordt geen contributie geheven.
c. Voor werkende leden van verdienste geldt een gelijke contributie als voor gewone werkende leden.
d. Voor niet-werkende leden kan op verzoek op de contributie een reductie van 75% worden gegeven.
Voor alle contributieplichtige leden geldt, dat men in bijzondere omstandigheden aan het bestuur een aanpassing van de contributie kan verzoeken.

Artikel 4

1. Bestuur
a. Het bestuur bestaat uit minimaal drie leden:

• Voorzitter,
• Secretaris,
• Penningmeester.

b. De voorzitter van het bestuur is tevens voorzitter van de vereniging en het dagelijks bestuur.
c. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
d. De voorzitter heeft de volgende taken:

• Het leiden van alle bestuursvergaderingen, algemene vergadering en ledenbijeenkomsten.
• Het tekenen van de notulen van de bestuursvergaderingen, de algemene vergadering en de ledenbijeenkomsten.
• Het zorgen met de andere bestuursleden voor de uitvoering van de verenigingsbesluiten.
• Het vertegenwoordigen van de vereniging bij officiële gebeurtenissen en uitnodigingen tot overleg met derden.

e. De vice-voorzitter treedt bij afwezigheid van de voorzitter als zodanig op.
f. De secretaris heeft de volgende taken:

• De zorg voor de algemene correspondentie van de vereniging en het opstellen en laten functioneren van de administratieve procedures.
• Het beslissen bij aankopen welke nodig zijn voor het functioneren van het secretariaat. Het bewaken van het betreffende budget dat uitgetrokken is voor het secretariaat.

g. De penningmeester vervult de volgende taken:

• Beheert de geldmiddelen en andere bezittingen van de vereniging overeenkomstig de besluiten die zijn genomen in de algemene vergadering en in de bestuursvergaderingen. Zorgt voor het regelmatig bijhouden van een overzichtelijke boekhouding. Is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan het bestuur en aan het dagelijks bestuur, geeft het bestuur op door deze te bepalen tijdstippen een overzicht omtrent de financiële toestand van de vereniging. Voor het bestuur geldt hierbij een termijn van een week.
• De penningmeester is onder alle omstandigheden aansprakelijk voor de tekorten die zijn ontstaan door zijn nalatigheid, slordigheid, onachtzaamheid of door een of meer handelingen die hem alleen, hoe dan ook, kunnen worden aangerekend, of in het algemeen voor tekorten door zijn schuld, dan wel door zijn inzet ontstaan; in zulke gevallen komt de vereniging de bevoegdheid toe al die middelen aan te wenden die het rechtens, al dan niet ter volledige aanzuivering van bedoelde tekorten toekomen.
• De penningmeester zal nimmer aansprakelijk kunnen worden, indien rechtens bewezen wordt dat zonder zijn toedoen gelden verloren zijn gegaan.
• De penningmeester ondertekent alle uitgaande bescheiden, welke op het financieel beheer betrekking hebben.

h. Alle leden van het bestuur zijn onderling onder andere belast met het verzorgen van de interne en externe public relations en het houden van contacten met de commissies c.q. werkgroepen. Zij staan de andere bestuursleden bij met het verenigingswerk.

2. Structuur

a. Besluiten in een bestuursvergadering kunnen worden genomen bij een meerderheid van stemmen, indien het quorum van twee derde van het bestuur aanwezig is.
b. Het bestuur stelt eenmaal per jaar voor de laatste algemene vergadering een beleidsnota, een begroting met Contributievoorstel en een bijeenkomstenschema vast en maakt dit tijdig aan de leden bekend.
c. Het bestuur geeft aan de leden gevraagd of ongevraagd alle informatie die een goed functioneren van de vereniging noodzakelijk maken.
d. De voorzitter roept het bestuur voor vergaderingen bijeen. De agenda wordt door het dagelijks bestuur vastgesteld.
e. Het bestuur vergadert zo dikwijls als zij dit nodig acht voor het goed functioneren van de vereniging.
f. Het bestuur legt verantwoording af aan de leden.
g. Reiskosten/autokosten voor bestuursleden worden op het tariefniveau 1e klas van het openbaar vervoer vergoed. Een kilometervergoeding bij gebruik van eigen vervoer is gesteld op € 0.35 per km (vastgesteld in het verenigingsjaar 2010) Verblijfkosten kunnen indien nodig uit de algemene middelen worden vergoed.

 Artikel 5

1. Commissies

a. Door het bestuur kunnen commissies, sub-commissies en werkgroepen worden ingesteld.
b. De leden van een commissie kiezen zich, in overleg met het bestuur, een voorzitter en secretaris.
c. Een bestuurslid treedt als contactpersoon op tussen commissie en bestuur en kan de commissievergadering bijwonen.
d. De taken en bevoegdheden van een commissie worden schriftelijk vastgelegd door het bestuur, waarbij nauwkeurig wordt omschreven welke marge van handelen een commissie ten opzichte van derden krijgt toegewezen.
e. Van alle commissievergaderingen dienen notulen aan de leden van de commissie en het secretariaat te worden gezonden. De secretaris zorgt voor verzending aan het bestuur en zo nodig aan de algemene vergadering.
f. Eenmaal per jaar maakt de commissie een jaarverslag, dat zes weken voor de algemene vergadering in het bezit moet zijn van het secretariaat. jaarverslagen van commissies worden in de algemene vergadering behandeld.
g. Het bestuur kan leden van de vereniging in externe commissies benoemen. Leden die dit externe commissiewerk verrichten, doen dit in nauw overleg met het bestuur en rapporteren het bestuur nauwgezet.
h. De eindverantwoordelijkheid voor alle commissiewerk berust bij het bestuur.
i. Reiskosten voor commissieleden worden vergoed volgens artikel 4, punt 2g.

2. Adviseurs

a. Door het bestuur kunnen externe adviseurs worden aangetrokken
b. Het bestuur bepaalt voor adviseurs het budget.

Artikel 6

Vergaderingen en bijeenkomsten

a. Minstens eenmaal per jaar vindt een algemene vergadering plaats en wel binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. Daarnaast vinden tenminste drie ledenbijeenkomsten plaats.
b. De agenda van de algemene vergadering bevat tenminste:

b1. De notulen van de vorige algemene vergadering;
b2. Het jaarverslag van de secretaris;
b3. Behandeling en vaststelling van de jaarstukken;
b4. Vaststelling van de contributies;
b5. Vaststelling van de begroting;
b6. Voorziening in vacatures en kascommissie;
b7. Bijeenkomstenschema komend verenigingsjaar;
b8. Bestuursverkiezing;
b9. Rondvraag.

c. De agenda voor de algemene vergadering wordt vastgesteld door de agenda-commissie, bestaande uit drie leden van het bestuur.
d. Agendapunten voor de algemene vergadering kunnen ingebracht worden door:

d1. De leden;
d2. Het bestuur;
d3. De commissies.

e. De financiële controlecommissie, welke uit twee leden en een reservelid bestaat, steeds voor een jaar gekozen, brengt schriftelijk in de algemene vergadering verslag uit en wordt in orde bevindingen gedechargeerd. Hierna wordt een financiële controlecommissie door de ledenvergadering gekozen voor het lopend jaar. In deze nieuwe gekozen financiële controlecommissie dient ten minste een lid zitting te hebben uit de juist gedechargeerde commissie. De leden van de financiële controlecommissie hebben het recht ten allen tijde de boeken van de penningmeester te controleren. Een voorgenomen controle dienen zij tenminste een week van te voren aan te kondigen. Geeft de penningmeester geen inzicht in de boeken, dan wendt de commissie zich tot de voorzitter.
f. Bij schriftelijke stemming worden ad hoc 3 leden als stembureau geïnstalleerd. Een lid van het stembureau maakt de uitslag van de stemming bekend.
g. Besluiten genomen op de vergaderingen en bijeenkomsten worden binnen vijf weken bekend gemaakt.
h. Notulen van de vergaderingen en bijeenkomsten worden vijf weken na de vergadering of bijeenkomst aan de leden toegezonden.

 Artikel 7

Geldmiddelen

a. Het contributiebedrag wordt jaarlijks vastgesteld op de algemene vergadering.
b. Bij opzegging van het lidmaatschap wordt geen contributie gerestitueerd.
c. Bij toelating als lid tijdens het lopende kalenderjaar bedraagt de contributie een twaalfde van de jaarcontributie maal het aantal maanden dat het verenigingsjaar na toelating nog telt.
d. De contributie moet binnen dertig dagen na dagtekening zijn voldaan.

Artikel 8

Slotbepaling

a. Dit reglement kan slechts worden gewijzigd in een algemene vergadering.
b. Bij verschil van mening betreffende interpretatie beslist de algemene vergadering met een meerderheid van twee derde der stemmen van de aanwezige leden met inachtneming van artikel 2 van het reglement.