Bestuursactiviteiten 2008

BESTUURSACTIVITEITEN

 In 2008 kwam het bestuur vijf keer bij elkaar voor de reguliere bestuursvergaderingen. Daarnaast waren er, al naar gelang het onderwerp, enkele kleine bijeenkomsten in een ad hoc samenstelling in verband met onderwerpen die ‘en passant’ geregeld dienden te worden. Daarnaast vergde, veelal achter de schermen, de voorbereiding voor het 25 jarig jubileum van de VHVG  veel energie in tijd en werkzaamheden voor enkele leden van het bestuur. 2008 bleef wederom niet verstoken van ontwikkelingen binnen de instellingswereld en het beroepsveld. Allemaal van (in-)directe invloed op onze vereniging. Het Huishoudelijk Reglement werd dit jaar nog niet daadwerkelijk aangepast, alhoewel er wel al bestuursvoorstellen gedaan waren richting leden met betrekking tot de toelatingscriteria van de VHVG. Het beleidsplan 2007-2011 werd dit jaar wederom ter hand genomen om als leidraad voor het bestuur te kunnen dienen. Bij alle onderwerpen werd rekening gehouden om actueel te kunnen inspelen op ontwikkelingen in de voedings- & facility branche binnen onze verzorgings- en aandachtsgebieden.

Van het beleidsplan 2007-2011 werd een jaar-actieplan voor het bestuur afgeleid. Dit heeft als voortgangs-instrument gediend zodat alle aspecten ook gevolgd en voor dit verenigingsjaar gerealiseerd en/of getoetst konden worden.

Het bestuur had zich dit jaar ook weer ten doel gesteld om zich constructief te blijven richten op de kwaliteit van de vereniging en de borging daarvan. Tijdens de bestuursvergaderingen is relatief weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om gasten te ontvangen, omdat de interne verenigingszaken prioriteit hadden en veel tijd in beslag namen. Sprekers, in relatie tot themamiddagen, en afspraken met betrekking tot werkbezoeken werden door individuele bestuursleden, buiten de bestuursvergaderingen om, apart benaderd, begeleid en waar nodig op elkaar afgestemd.

Steeds meer van de correspondentie van de bestuursleden verliep via e-mail of via de ‘chatbox’ op de eigen website. De traditiegetrouwe bijeenkomst met de commissieleden van 2007 werd conform afspraak ingehaald begin 2008.  In de bestuursvergaderingen kwamen in willekeurige volgorde de volgende zaken aan de orde:

  • het doornemen en vastleggen van alle verslagen;
  • een continu proces van onderlinge bestuurs- en ledeninformatie-uitwisseling;
  • organisatie van ledenbijeenkomsten en de algemene ledenvergadering;
  • invulling geven aan de statuten;
  • invulling geven aan het huishoudelijk reglement;
  • invulling geven aan de attentieregeling;
  • beëindiging in de participatie van de expertgroep “Sneller beter- Vocht & Voeding”;
  • participatie in de “FM Verenigd”
  • het voorbereiden en mede samenstellen van het Jaarboek 2008/Jaarverslag 2007;
  • de afronding van een nieuwe VHVG PowerPoint presentatie en VHVG audio visual en verder daaruit voortvloeiend PR materiaal, zoals banners, vlaggen, beurswand, drukwerk etc;
  • invulling geven aan de donateurs- en sponsorconcepten;
  • het invullen van de bestuursmutaties en in het verlengde daarvan de installatie en taakverdeling van de voorzitter en bestuursleden onderling;
  • screening en herscreening van aanmeldingen of wijzigingen met betrekking tot het lidmaatschap van de vereniging in nauwe samenwerking met de commissie Ledenbehoud & Ledenwerving;
  • het formuleren van een voorstel om de toelatingscriteria voor het lidmaatschap te wijzigen;
  • het voorstel om de aanpassing van de reiskostenvergoeding, gemaakt voor bestuur- en commissieactiviteiten, te verhogen van € 0,28 naar € 0.32 per kilometer werd aangenomen (de vergoeding voor gebruik openbaar vervoer wordt gebaseerd op reiskosten per 1e klas);
  • screening en aanvulling van de gegevens van de leden ten behoeve van het actuele ledenbestand;
  • evalueren van ledenbijeenkomsten en themamiddagen;
  • de opzet tot een andere invulling en tijdsverdeling (huishoudelijke vergadering/themagedeelte) van de ledenbijeenkomsten
  • evalueren van ledenwerving en ledenbehoud;
  • vaststellen van jaarrekening, begroting etc.;
  • invulling geven aan het beleidsplan VHVG 2007-2011 en het daarvan afgeleide jaarplan voor het bestuur;
  • het realiseren van allerlei activiteiten in het kader van het 5e lustrum VHVG;
  • als mede initiatiefnemer de Europese Federatie voor Food & Hospitality Management slapend verklaren en dit initiatief omvormen tot een Europese onderafdeling van de HCI en koppelen aan het internationale, world wide  verband;
  • het ondersteunen van de, binnen de vereniging aanwezige, (ad hoc) commissies;
  • het verder ontwikkelen en uitbreiden van een eigen functionele verenigingsplek voor de VHVG op het world wide web, in de vorm van een up to date interactieve verenigingswebsite
  • het onderhouden van de sociale contacten met de leden blijft daarnaast een groot deel uitmaken van de werkzaamheden van het bestuur. De ontwikkelingen binnen de gezondheidszorg vragen om veel persoonlijke aandacht voor de leden die deze ondersteuning van het bestuur én andere leden nodig hebben.

 Vanzelfsprekend werden er binnen het bestuur vele discussies gevoerd, werden er standpunten ingenomen en werden er activiteiten bijgewoond waar gevraagd werd om als bestuur acte de presence te geven. Het zoeken naar een bredere samenwerking met diverse instanties op voedings- en of verenigingsgebied werd dit jaar gecontinueerd.

Na het afsluiten- en terugblikken op het verslagjaar heeft het bestuur, samen met haar leden, kunnen constateren dat haar jaardoelstelling nagenoeg gerealiseerd is en dat de VHVG nog steeds met haar kwalitatieve uitstraling als beroepsvereniging in Nederland duidelijk op de kaart staat en op diverse vakgebieden als een gewaardeerde partner wordt gezien waar men moeilijk omheen kan. Er blijft echter veel energie, inzet en veerkracht nodig van bestuur én leden om deze plaats te kunnen behouden die wij als beroepsvereniging de laatste 25 jaar in voedings-Nederland verworven hebben.

 VHVG en de HCI (Hospital Caterers International)

 (Vertegenwoordiging door Bob Mulder & Frans Janssen)

Vanwege het internationale karakter en de daarbij behorende grote afstanden en tijdzones worden er meestal tussentijdse telefonische vergaderingen gehouden. Inhoudelijk heeft men het onder andere gehad over de financiering van de HCI en overwogen om aan de aangesloten verenigingen een bijdrage per lid te vragen.
Ook is er discussie om sponsoring per land richting Europa te zoeken. Tevens werd er gesproken over de mogelijkheid de EFHMH om te vormen tot HCI – Europe en te kijken of er uitwisselingsmogelijkheden zijn op de werkvloer en/of het management.
Er heeft dit jaar een meeting plaatsgevonden in Australië, in 2009 Scandinavië en vervolgens 2010 in Engeland. In het kader van de contacten met de HCI, boardmeetings en of spreekbeurten en presentaties van de VHVG van Bob Mulder op symposia, georganiseerd door de DMA/HCI/AEHH werd in 2008 een bezoek afgelegd aan het congressen in Philadelphia (VS) en Badajoz (SP). De kansen en praktische problemen van de HCI zijn tijdens de boardmeetings, die aansluitend aan deze congressen georganiseerd werden, uitgebreid besproken. Door Nederland en Spanje zijn agendapunten aangedragen voor de meeting in Queensland - Brisbane in september. Nederland en Spanje waren daar niet aanwezig.
Een van de hoofdsponsoren van de HCI, te weten Vision Technology,  heeft op basis van achterblijvende bedrijfsresultaten de sponsoring gehalveerd. Omdat er belangstelling uit een aantal; andere landen is om aan te sluiten: Italië, Duitsland en Zuid Amerika is besloten dat voorlopig niet te honoreren. Er moeten voldoende financiën beschikbaar zijn om activiteiten te kunnen ontplooien. Dat is namelijk de basis voor de HCI: kennisuitwisseling en van elkaar leren. Dus ook de achterban van de Nationale verenigingen die zijn aangesloten moeten hiervan kunnen profiteren. Uiteraard is er al de website en de daarbij behorende database. Verder is er de weblog en kan gemakkelijk met andere Foodservice managers over de gehele wereld contact worden gelegd.

Een buitenkans om ervaringen van anderen mee te nemen in je eigen overwegingen en besluiten. Wat de sponsoring betreft: De VHVG heeft een concept voorstel uitgewerkt waarin de meeste landen een eigen bedrag aan sponsoring zouden moeten genereren. Dat kan via een extract vanuit de eigen donateurinkomsten of middels een aparte wervingscampagne. Landen als de VS en Australië en Canada zouden in dat beeld respectievelijk een grotere bijdrage moeten opbrengen. Vanuit de positie van Bob Mulder als boardmember HCI heeft hij het bestuur een voorstel voorgelegd om deze sponsoring te kunnen realiseren.  De HCI weblog is inmiddels in de lucht.
Strategie: Er stond een strategie bijeenkomst gepland voor de board members HCI in de winter. Deze is echter doorgeschoven naar komend jaar en zal waarschijnlijk gedurende 1 à 2 dagen plaatsvinden ergens in Europa. De meeste leden zijn de mening toegedaan dat een telefonische vergadering voor een uitdijend platform onvoldoende basis kan bieden voor een onderbouwd beleid. Verder is in het bestuur besloten dat kosten die voor de VHVG vertegenwoordiging worden gemaakt inzake HCI, volledig door de VHVG gedragen zullen worden.